Rozdział I
POSTANOWIENIA OGÓLNE
1
Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy w Daleszycach zwany dalej Regulaminem, określa:
1) zakres działania i zadania Urzędu,
2) wewnętrzną strukturę Urzędu,
3) zasady funkcjonowania Urzędu,
4) zakres działania kierownictwa Urzędu, poszczególnych komórek organizacyjnych i stanowisk samodzielnych.
5) Zasady przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania indywidualnych spraw w Urzędzie.
6) Organizację działalności kontrolnej.
7) Zasady podpisywania pism decyzji.
2
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1) Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Miasta i Gminy Daleszyce
2) Gminie – należy przez to rozumieć Gminę Daleszyce
3) Radzie – należy przez to rozumieć Radę Miejską w Daleszycach
4) Burmistrzu, Zastępcy Burmistrza, Sekretarzu, Skarbniku, Zastępcy Skarbnika, Kierowniku Urzędu Stanu Cywilnego, Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego – należy przez to rozumieć: Burmistrza Miasta i Gminy, Zastępcę Burmistrza Miasta i Gminy, Sekretarza Miasta i Gminy, Skarbnika Miasta i Gminy, Zastępcę Skarbnika Miasta i Gminy, Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, Zastępcę Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego – w Daleszycach.
5) kliencie wewnętrznym – należy przez to rozumieć organy gminy oraz komórki organizacyjne
6) kliencie zewnętrznym – należy przez to rozumieć osoby prawne i fizyczne, instytucje i organizacje, których sprawy zgodnie ze swoją właściwością załatwia Urząd.
3
1. Urząd jest jednostką budżetową Gminy.
2. Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.
3. Kierownikiem Urzędu jest Burmistrz, który jednocześnie pełni funkcję organu wykonawczego gminy.
4. Siedziba Urzędu znajduje się w miejscowości Daleszyce, Plac Staszica 9.
4
1. Urząd czynny jest w dniach roboczych wg rozkładu czasu pracy ustalonego w Regulaminie pracy – odrębnym zarządzeniem.
2. Urząd Stanu Cywilnego udziela ślubu także w dni wolne od pracy.
Rozdział II
ZAKRES DZIAŁANIA I ZADANIA URZĘDU GMINY
5
1. Urząd stanowi jednostkę organizacyjną Gminy, przy pomocy której Burmistrz wykonuje zadania publiczne o znaczeniu lokalnym.
2. Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonania:
1) zadań własnych, wynikających z ustaw, statutu gminy i uchwał Rady,
2) zadań zleconych z zakresu administracji rządowej na mocy ustaw,
3) zadań powierzonych w drodze porozumień zawartych z organizacjami administracji rządowej lub samorządowej.
3. Urząd obsługuje klientów zewnętrznych i wewnętrznych kierując się przepisami prawa i regułami wynikającymi z etyki urzędnika.
6
1. Do zadań Urzędu należy zapewnienie pomocy organom gminy w wykonywaniu ich zadań i kompetencji.
2. W szczególności do zadań Urzędu należy:
1) przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawania decyzji, postanowień, zarządzeń i innych aktów z zakresu administracji publicznej,
2) wykonywanie na podstawie udzielonych uprawnień czynności faktycznych wchodzących w zakres gminy,
3) zapewnienie organom gminy możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków,
4) przygotowywanie dokumentów do uchwalenia i realizacji budżetu gminy,
5) prowadzenie zbioru przepisów gminnych dostępnego do powszechnego wglądu,
6) stosowanie instrukcji kancelaryjnej w zakresie przyjmowania, ewidencjonowania i wysyłania korespondencji a także w zakresie przechowywania i prowadzenia akt do archiwum,
7) realizacja obowiązków i uprawnień służących Urzędowi jako pracodawcy i innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa, uchwał i zarządzeń i dyspozycji.
7
1. Urząd działa w oparciu o następujące zasady:
1) praworządności
2) służebności wobec społeczności lokalnej
3) racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym
4) jednoosobowego kierownictwa
5) podziału kompetencji
6) wzajemnego współdziałania
7) kontroli wewnętrznej
8) podnoszenia jakości świadczonych usług.
2. Obowiązki i prawa Burmistrza Miasta i Gminy Daleszyce jako pracodawcy oraz obowiązki i prawa pracownicze pracowników Urzędu, zasady dyscypliny pracy oraz inne sprawy związane ze stosunkiem pracy określa ustawa o pracownikach samorządowych, Kodeks pracy oraz Regulamin Pracy Urzędu ustalony odrębnym zarządzeniem Burmistrza Miasta i Gminy Daleszyce.
3. Zasady i kryteria oceny pracy pracowników samorządowych i kierowników jednostek organizacyjnych podlegających zwierzchnictwu służbowemu Burmistrza określa Burmistrz Miasta i Gminy Daleszyce zarządzeniem.
Rozdział III
ORGANIZACJA URZĘDU
8
Strukturę Urzędu stanowią: referaty i samodzielne stanowiska pracy, które przy znakowaniu akt posługują się określonymi symbolami:
1. Referat Organizacyjny i Spraw Obywatelskich – Or
2. Referat Planowania i Finansów – PFn
3. Referat Gospodarki, Mienia Komunalnego i Rolnictwa – GMR
4. Komenda Straży Miejskiej - SM
5. Urząd Stanu Cywilnego – USC
6. Radca Prawny – RP
7. Samodzielne stanowisko ds. promocji Gminy, pozyskiwania środków pozabudżetowych - PR
9
1. Wielkość zatrudnienia w Urzędzie określa Burmistrz w ramach środków przeznaczonych na wynagrodzenia.
2. Dobór kadry pracowniczej może odbywać się na zasadzie wyboru ofert. Decyzję o zatrudnieniu kandydata na określone stanowisko pracy podejmuje Burmistrz.
3. W uzasadnionych przypadkach mogą być tworzone i likwidowane stanowiska pracy.
4. W Urzędzie może być świadczona praca na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło.
10
W Urzędzie mogą funkcjonować zespoły doradcze, opiniodawcze i wykonawcze do realizacji projektów, przedsięwzięć i zadań o wysokim stopniu złożoności. Skład osobowy, zakres działania i tryb pracy zespołów określa Burmistrz w dokumencie o ich powołaniu o ile nie wynika to z przepisów szczególnych.
11
1. Jednoosobowe kierownictwo polega na obowiązku wykonania poleceń bezpośredniego przełożonego.
2. Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych są bezpośrednimi przełożonymi podległych im pracowników i sprawują nadzór nad nimi.
3. W razie nieobecności kierownika jego obowiązki przejmuje osoba wskazana w zakresie obowiązków ustalonych przez kierownika.
12
Przy zmianach personalnych na stanowiskach pracy obowiązuje protokolarne przekazywanie obowiązków następcy lub kierownikowi.
Rozdział IV
ZAKRESY DZIAŁANIA, UPRAWNIENIA I ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNICTWA URZĘDU
13
1. Burmistrz jest kierownikiem Urzędu i zwierzchnikiem służbowym pracowników Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych.
2. Burmistrz kieruje Urzędem przy pomocy Zastępcy, Sekretarza i Skarbnika.
3. Burmistrz wykonuje zadania określone w ustawie o samorządzie gminnym oraz w innych przepisach prawnych określających obowiązki Burmistrza.
4. Do wyłącznej kompetencji Burmistrza należy:
1) kierowanie bieżącymi sprawami gminy oraz reprezentowanie jej na zewnątrz,
2) wydawanie decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej i udzielanie upoważnień w tym zakresie:
3) składanie oświadczeń woli w imieniu Gminy w zakresie zarządu mieniem
i udzielanie upoważnień w tym zakresie,
4) formułowanie i realizacja strategii rozwoju gminy,
5) określanie polityki kadrowej i płacowej,
6) zatwierdzanie zakresów czynności i odpowiedzialności pracowników oraz ocena kadry kierowniczej Urzędu,
7) udzielanie pełnomocnictw w sprawach procesowych i innych należących do wyłącznej kompetencji Burmistrza,
8) wykonywanie uchwał Rady oraz przedkładanie na sesję sprawozdań z ich wykonania,
9) koordynowanie gospodarki finansowej Gminy,
10) pełnienie funkcji szefa OC Gminy i nadzór nad wykonywaniem zadań obronnych,
11) bezpośredni nadzór nad działalnością:
a) oświatą gminną,
b) Miejsko-Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej,
c) Miejsko-Gminnym Ośrodkiem Kultury,
d) Miejsko-Gminną Biblioteką Publiczna,
e) Samorządowego Zakładu Opieki Zdrowotnej,
f) Urzędem Stanu Cywilnego,
g) Strażą Miejską
h) promocja Gminy.
i) wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Burmistrza przepisami prawa, niniejszym Regulaminem oraz uchwałami Rady.
14
Do zadań Zastępcy Burmistrza Miasta i Gminy Daleszyce należy w szczególności:
1. Zastępowanie Burmistrza Miasta i Gminy Daleszyce w czasie jego nieobecności lub czasowej niemożności pełnienia przez niego obowiązków,
2. Wykonywanie zadań powierzonych przez Burmistrza Miasta i Gminy Daleszyce w tym:
1) nadzór nad działalnością Zakładu Usług Komunalnych w Daleszycach,
2) nadzór nad Referatem Gospodarki, Mienia komunalnego i Rolnictwa,
3) koordynowanie spraw związanych z udzielaniem przez Gminę zamówień publicznych, nadzór nad przestrzeganiem określonych w przepisach prawa procedur z tym związanych,
4) organizacja kontroli wewnętrznej Urzędu i gminnych jednostek organizacyjnych,
5) wykonywanie zadań związanych ze strategią rozwoju Gminy oraz prezentacją i współpracą Gminy na forum pozalokalnym,
6) koordynowanie wszelkich opracowań dotyczących strategii rozwoju Gminy,
7) promowanie Gminy na forum pozalokalnym, w tym czuwanie na utrzymywaniu aktualności informacji na stronie internetowej Gminy,
8) nadzorowanie terminowości i przestrzegania stosowania zasad zgodności z prawem załatwianych przez Urząd spraw indywidualnych,
9) formułowanie zadań i określanie trybu pracy powoływanych przez Burmistrza Miasta i Gminy Daleszyce komisji doraźnych,
10) nadzór nad realizacją zadań wspólnych dla wszystkich stanowisk pracy wynikających z Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy,
11) wykonywanie innych zadań powierzonych przez Burmistrza Miasta i Gminy Daleszyce oraz z jego upoważnienia.
15
1. Sekretarz zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu i w tym zakresie nadzoruje pracę pracowników Urzędu.
2. Sekretarz, w uzgodnieniu z Burmistrzem, dokonuje podziału zadań między kierownikami referatów, jednoosobowych stanowisk pracy a w uzgodnieniu z kierownikami między pracownikami poszczególnych referatów.
3. Do zadań Sekretarza należy w szczególności:
1) sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem regulaminu pracy przez pracowników Urzędu,
2) opracowanie projektów zmian w regulaminie i projektów zmian struktury organizacyjnej Urzędu,
3) opracowywanie zakresów czynności dla kierowników referatów i samodzielnych stanowisk pracy,
4) nadzorowanie przestrzegania przepisów wynikających z Kodeksu Postępowania Administracyjnego i z Instrukcji Kancelaryjnej,
5) prowadzenie nadzoru nad przygotowaniem i realizacją uchwał Rady,
6) opracowywanie aktów wewnętrznego zarządzania i nadzorowanie nad przygotowywanymi aktami przez pracowników Urzędu,
7) zapewnienie publikacji prawa miejscowego i obwieszczeń na terenie Gminy,
8) prowadzanie spraw związanych z doskonaleniem kadr,
9) nadzór nad właściwym rozpatrywaniem i załatwianiem skarg i wniosków mieszkańców wnoszonych i wpływających do Urzędu,
10) nadzór nad zapewnieniem terminowego przygotowania materiałów przez pracowników Urzędu i jednostek podlegających Radzie na posiedzenia Rady,
11) organizacja i koordynacja prac związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów organów przedstawicielskich i referendum,
12) wydawanie z upoważnienia Burmistrza Miasta i Gminy Daleszyce decyzji w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej, zaświadczeń i poświadczeń urzędowych,
13) udział w posiedzeniach komisji Rady,
14) przeprowadzanie kontroli wewnętrznej Urzędu,
15) nadzór nad prowadzeniem spraw kadrowych pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych,
16) nadzór nad prowadzeniem archiwum zakładowego,
17) wykonywanie innych zadań powierzonych przez Burmistrza Miasta i Gminy Daleszyce
16
1. Skarbnik – główny księgowy budżetu przygotowuje projekt budżetu oraz nadzoruje jego wykonanie.
2. Do zadań Skarbnika należy w szczególności:
1) nadzorowanie wykonania obowiązków i sprawowanie odpowiedzialności w zakresie prowadzenia rachunkowości i obsługi księgowej budżetu,
2) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi,
3) dokonywanie kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,
4) dokonywanie kontroli kompletności i rzetelności sporządzonych dokumentów dot. operacji gospodarczych i finansowych,
5) kontrasygnowanie czynności prawnych powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych (ewentualne udzielanie upoważnień innym osobom do dokonywania kontrasygnaty),
6) nadzorowanie sporządzania sprawozdawczości budżetowej,
7) przygotowywanie okresowych analiz, sprawozdań, ocen i bieżących informacji o sytuacji finansowej gminy,
8) opracowywanie przepisów wewnętrznych dotyczących gospodarki finansowej, w tym obiegu dokumentów finansowych,
9) opiniowanie projektów uchwał rady wywołujących skutki finansowe dla gminy,
10) wykonywanie zadań kierownika referatu planowania i finansów,
11) wykonywanie innych zadań na polecenie Burmistrza, Zastępcy.
17
Do zakresu zadań kierowników referatów i samodzielnych stanowisk pracy należy:
1) kierowanie pracą podległych im komórek organizacyjnych Urzędu,
2) nadzorowanie terminowego i zgodnego z prawem załatwiania spraw należących do referatu,
3) bieżące ocenianie wykonanej pracy przez podległych pracowników i występowanie z wnioskami w ich sprawie (nagrody, kary, awanse),
4) koordynowanie racjonalnego wykorzystania czasu pracy pracowników,
5) przedkładanie do zatwierdzenia podziału zadań między pracownikami Urzędu,
6) podejmowanie działań korygujących organizację pracy referatu w kierunku poprawy jej jakości,
7) nadzorowanie przestrzegania przepisów na stanowiskach pracy, w tym przepisów o ochronie danych osobowych, tajemnicy państwowej i służbowej, przepisów bhp i ppoż., o dostępie do informacji publicznej, Prawa o zamówieniach publicznych,
8) dbałość o powierzone mienie Urzędu,
9) współdziałanie w opracowywaniu projektów uchwał Rady, zarządzeń Burmistrza, umów, porozumień itp.
10) opracowywanie projektów budżetu w części dotyczącej zakresu działania komórek i nadzór nad ich realizacją,
11) opracowywanie prognoz, analiz oraz sprawozdań z prowadzonych spraw,
12) współdziałanie z innymi komórkami Urzędu i z jednostkami organizacyjnymi, instytucjami, organami administracji i organizacjami społecznymi,
13) wydawanie w zakresie wykonywanych zadań decyzji administracyjnych w ramach uzyskanych upoważnień,
14) przygotowywanie odpowiedzi na interpelacje i wnioski radnych oraz udzielanie wyjaśnień na skargi i wnioski interesantów, w trybie przewidzianym przepisami prawa,
15) organizowanie narad w ramach referatu i przekazywanie informacji dotyczących spraw gminy i Urzędu,
16) wykonywanie na polecenie Burmistrza innych zadań w sprawach nie objętych zakresem działania
ROZDZIAŁ V
ZADANIA WSPÓLNE DLA WSZYSTKICH STANOWISK PRACY
18.
1. Do wspólnych zadań realizowanych na wszystkich stanowiskach pracy należą zadania merytoryczne związane z zakresem ich działania, a w szczególności:
1) prowadzenie postępowań administracyjnych w indywidualnych sprawach w zakresach określonych przepisami prawa, zadań należących do kompetencji Burmistrza Miasta i Gminy Daleszyce w tym przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych,
2) przygotowywanie projektów umów i porozumień,
3) opracowywanie bieżących informacji o realizacji zadań, analiz, kalkulacji, symulacji i sprawozdań dla potrzeb Rady, Komisji Rady i Burmistrza Miasta i Gminy Daleszyce,
4) wykonywanie zadań wynikających z przepisów dotyczących statystyki publicznej i Biuletynu Informacji Publicznej,
5) opracowywanie informacji, analiz i sprawozdań dla urzędów i jednostek, do składania których Gmina zobowiązana jest z mocy obowiązujących przepisów,
6) opracowywanie projektów uchwał Rady, Komisji Rady i Zarządzeń Burmistrza Miasta i Gminy Daleszyce,
7) przygotowywanie projektów odpowiedzi na wnioski Komisji Rady oraz interpelacji zapytania radnych,
8) opracowywanie propozycji do projektów budżetu (planowanie dochodów i wydatków
9) związanych z zadaniami realizowanymi na stanowisku pracy),
10) realizacja zadań związanych z dochodami budżetowymi,
11) współpraca z zakładami i jednostkami budżetowymi, Radami Sołeckimi i innymi organizacjami na terenie miasta i gminy w zakresie rozwoju Gminy,
12) uzgadnianie z Burmistrzem Miasta i Gminy Daleszyce działań związanych z udzielaniem przez Gminę zamówień publicznych,
13) wykonywanie zadań obronnych i obrony cywilnej zgodnie z zasadami określonymi w odrębnych przepisach,
14) wykonywanie zadań wynikających z przepisów ustawy o ochronie danych osobowych zgodnie z zasadami określonymi w obowiązującej instrukcji w tej sprawie oraz z ustawy o ochronie informacji niejawnych,
15) rzetelne i terminowe rozpatrywanie skarg z uwzględnieniem badania ich zasadności oraz analizą źródeł ich powstawania,
16) udzielanie interesantom pełnych i rzetelnych informacji oraz wyjaśnień w ich indywidualnych sprawach załatwianych w Urzędzie,
17) przestrzeganie przepisów instrukcji kancelaryjnej przy wykonywaniu czynności urzędowych,
18) znajomość przepisów prawa dotyczących stanowiska pracy,
19) przygotowywanie stosownych wniosków o pozyskiwanie środków finansowych na zadania realizowane w ramach prowadzonych spraw,
20) planowanie pracy zgodnie z zadaniami określonymi w niniejszym regulaminie i regulaminie Pracy Urzędu,
21) dbałość o powierzony sprzęt i mienie oraz ochrona systemów i sieci teleinformatycznych,
22) zapewnienie obsługi i udzielanie pomocy przy przeprowadzaniu konsultacji społecznych i referendach,
23) bieżące aktualizowanie wiedzy na temat obowiązującego prawa i stosowanie przepisów prawnych w ramach własnych zadań,
24) zapewnienie merytorycznej obsługi właściwych Komisji Rady,
25) przygotowywanie informacji do BIP zgodnie z ustawa o dostępie do informacji publicznej,
2. Pracownicy Urzędu przy załatwianiu spraw ponoszą odpowiedzialność za:
1) znajomość i stosowanie przepisów prawa oraz wytycznych obowiązujących w powierzonych im dziedzinach,
2) przestrzeganie terminów załatwiania spraw zgodnie z KPA,
3) właściwe załatwianie interesantów i właściwy stosunek do nich,
4) należyte ewidencjonowanie i przechowywanie dokumentów,
5) ochronę danych osobowych gromadzonych w formie papierowej i na nośnikach informatycznych,
6) przygotowywanie dokumentów do archiwum zakładowego,
7) stosowanie ustawy o zamówieniach publicznych przy realizacji zadań,
8) ścisłą współpracę w zakresie zarządzania kryzysowego Obrony Cywilnej i Spraw Obronnych.
Rozdział VI
PODZIAŁ ZADAŃ NA REFERATY
I JEDNOOSOBOWE KOMÓRKI ORGANIZACYJNE
19
1. REFERAT ORGANIZACYJNY I SPRAW OBYWATELSKICH
1. prowadzenie spraw związanych z obsługą, Rady Miejskiej i jednostek pomocniczych Gminy,
2. prowadzenie spraw w zakresie organizacji i przebiegu spotkań, narad, szkoleń itp. organizowanych przez Burmistrza Gminy, Zastępcę i Sekretarza,
3. prowadzenie spraw związanych z wyborami do organów państwowych, samorządowych, organów pomocniczych gminy oraz referendami,
4. prowadzenie kancelarii Urzędu i archiwum zakładowego oraz biblioteki,
5. prowadzenie rejestrów: przepisów gminnych, pieczęci, zarządzeń i dyspozycji Burmistrza Gminy, pełnomocnictw, upoważnień Burmistrza, rejestru skarg,
6. usprawnianie funkcjonowania Urzędu w zakresie obsługi techniczno-biurowej,
7. kompletowanie dokumentów z zakresu kontroli wewnętrznej Urzędu,
8. administrowanie, gospodarowanie obiektem Urzędu, jego wyposażanie oraz zabezpieczenie,
9. prowadzenie gospodarki środkami rzeczowymi ze szczególnym uwzględnieniem zaopatrzenia Urzędu w materiały i urządzenia biurowe, druki, pieczęcie, tablice itp.
10. prowadzenie spraw bhp i p.poż. w zakresie ustalonym odrębnymi przepisami,
11. realizacja zadań wynikających z ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych,
12. prowadzenie spraw z zakresu obronności i obrony cywilnej, spraw wojskowych oraz podejmowanie działań na wypadek klęsk żywiołowych, a w szczególności:
– prowadzenie i aktualizacja dokumentacji planistycznej dotyczącej podwyższania gotowości obronnej,
– organizowanie stałego dyżuru Burmistrza i utrzymanie w aktualności dokumentacji z tym związanej,
– prowadzenie spraw dotyczących świadczeń na rzecz obrony i spraw związanych z uzupełnianiem sił zbrojnych,
– przygotowywanie i prowadzenie rejestracji przedpoborowych i dokumentacji dotyczącej poboru,
13. udzielanie i cofanie zezwoleń na przeprowadzanie zbiórek publicznych oraz prowadzenie dokumentacji rozliczeniowej we współdziałaniu z referatem finansowym,
14. prowadzenie spraw z zakresu działalności gospodarczej oraz wydawania
zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,
15. przygotowywanie dokumentów na okoliczność nadawania odznaczeń dla zasłużonych,
16. prowadzenie dokumentacji z zakresu Ochotniczych Straży Pożarnych,
17. prowadzenie spraw dotyczących informatyzacji Urzędu,
18. czuwanie nad wykorzystywaniem pojazdu służbowego oraz jego rozliczanie,
19. prowadzenie kancelarii tajnej,
20. prowadzenie spraw z zakresu dostępu do informacji publicznej,
21. wykonywanie obowiązków administratora ochrony danych osobowych,
22. prowadzenie spraw kadrowych pracowników Urzędu, jednostek organizacyjnych Gminy, osób zatrudnionych w ramach prac interwencyjnych i publicznych,
23. racjonalne gospodarowanie etatami i funduszami płac,
24. prowadzenie spraw osobowych pracowników w szczególności dot.:
– podnoszenia kwalifikacji i udziału w szkoleniach,
– planowanie urlopów wypoczynkowych,
– ewidencji czasu pracy pracowników,
– kompletowania wniosków emerytalnych i rentowych,
– prowadzenie dokumentacji z zakresu świadczeń socjalnych,
– prowadzenie kasy zapomogowo-pożyczkowej.
25. rejestracja umów zleceń, umów o dzieło, upoważnień i pełnomocnictw,
26. koordynacja praktyk zawodowych,
27. przygotowywanie przedmiotu zamówienia i planu rzeczowo-finansowego, zgodnie z Prawem Zamówień Publicznych w ramach referatu,
28. opracowywanie wniosków i projektów o pozyskanie środków pozabudżetowych na zadania realizowane w ramach referatu,
29. wykonywanie zadań obronnych wynikających ze szczególnych regulacji prawnych,
30. wykonywanie zadań objętych ustawą o ochronie informacji niejawnych,
31. zapewnianie ochrony informacji niejawnych,
32. kontrola systemu i sieci teleinformatycznej oraz przestrzegania przez pracowników przepisów o ochronie informacji niejawnych,
33. opracowywanie planu ochrony jednostki organizacyjnych i nadzorowanie jego realizacji,
34. szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji.
2. REFERAT PLANOWANIA I FINANSÓW
1. opracowywanie projektu budżetu gminy przy współpracy z pozostałymi referatami,
2. opracowywanie rocznych i wieloletnich planów finansów w zakresie rozwoju społeczno-gospodarczego gminy przy współpracy z pozostałymi referatami,
3. wnioskowanie zmian z budżecie w toku jego realizacji;
4. nadzór nad zachowaniem równowagi budżetowej oraz relacji pomiędzy realizacją dochodów i wydatków budżetowych,
5. prowadzenie ewidencji dochodów i wydatków budżetu gminy,
6. sporządzanie analiz realizacji budżetu,
7. prowadzenie kontroli wydatkowania środków finansowych przyznanych z budżetu gminy w jednostkach organizacyjnych,
8. prowadzenie spraw dotyczących naliczeń podatku VAT,
9. prowadzenie ewidencji, aktualizacja wyceny oraz umorzeń środków trwałych,
10. prowadzenie księgowości w zakresie inwestycji realizowanych bezpośrednio przez Urząd,
11. ewidencjonowanie składników mienia komunalnego gminy i jego inwentaryzowanie,
12. sporządzanie sprawozdawczości budżetowej i pozabudżetowej,
13. prowadzenie spraw płacowych pracowników,
14. obsługa księgowa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
15. obsługa kasowa Urzędu,
16. organizacja i kontrola obiegu dokumentów finansowych,
17. prowadzenie centralnego rejestru umów,
18. prowadzenie spraw związanych z wymiarem podatków i opłat lokalnych oraz opłat pozostających w zakresie właściwości Gminy, w szczególności:
19. prowadzenie ewidencji podatków i opłat,
20. gromadzenie deklaracji podatkowych oraz badanie zgodności ze stanem faktycznym,
21. przygotowywanie aktów administracyjnych dotyczących podatków i opłat oraz podejmowanie czynności w zakresie egzekucji zobowiązań pieniężnych,
22. wydawanie zaświadczeń w sprawach określonych w „Ordynacji podatkowej”,
23. współpraca z Regionalną Izbą Obrachunkową, Urzędem Skarbowym, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, Państwowym Zakładem Ubezpieczeń,
24. przygotowywanie przedmiotu zamówienia i planu rzeczowo-finansowego, zgodnie z Prawem Zamówień Publicznych w ramach referatu,
3. REFERAT GOSPODARKI, MIENIA KOMUNALNEGO I ROLNICTWA
1. prowadzenie spraw dot. gospodarki gruntami w zakresie uregulowanym ustawą, w szczególności:
– gospodarowanie i zarządzanie komunalnymi gruntami zabudowanymi i niezabudowanymi; w tym zbywanie, oddawanie w użytkowanie wieczyste, dzierżawa, najem, użyczenie lub trwały zarząd,
2. prowadzenie postępowań w sprawach związanych ze scalaniem i podziałem nieruchomości.
3. zatwierdzanie podziałów geodezyjnych.
4. prowadzenie spraw z zakresu ustalania granic sołectw, tworzenia, łączenia i podziału gminy, zmiany nazw miejscowości i nadawania nazw ulicom.
5. realizacja procesu komunalizacji mienia gminy i jego przekazywanie na stan majątku gminy.
6. nadawanie numerów porządkowych dla nieruchomości zabudowanych i niezabudowanych.
7. realizacja zadań z zakresu ochrony i kształtowania środowiska w szczególności poprzez:
– właściwą gospodarkę odpadami,
– wyłączanie gruntów z produkcji,
– rekultywację nieużytków gruntów zdewastowanych i zdegradowanych,
– ochronę wód i zbiorników wodnych,
– podejmowanie czynności kontrolnych w ramach uprawnień ustawowych,
8. wykonywanie obowiązków wynikających z ustawy o ochronie przyrody.
9. wdrażanie inicjatyw lokalnych w kierunku utrzymania czystości i porządku na terenie gospodarstw.
10. ewidencjonowanie publicznych i niepublicznych urządzeń i obiektów stanowiących zagrożenie dla środowiska i przeciwdziałanie tym zagrożeniom.
11. wykonywanie zadań z zakresu bezpieczeństwa publicznego i porządku na terenie gminy poprzez współpracę z Policją i jednostkami OSP.
12. realizacja Wspólnej Polityki Rolnej poprzez wdrażanie i dostosowywanie prawa miejscowego do wymogów i standardów Unii Europejskiej.
13. wykonywanie zadań z zakresu łowiectwa i obowiązków wynikających z ustawy o ochronie zwierząt.
14. organizowanie zadań na rzecz spisu rolnego.
15. realizacja zadań określonych ustawą o lasach oraz przeznaczenia gruntów pod zalesienia,
16. wydawanie zezwoleń na uprawę maku, konopi itp.
17. wykonywanie zadań z zakresu Prawa wodnego, w tym odnośnie orzekania w sprawach o naruszenie stosunków wodnych na gruncie.
18. koordynowanie prac związanych z utrzymaniem i konserwacją urządzeń melioracyjnych we współpracy ze Spółką Wodną.
19. organizowanie przetargów w sprawach, o których mowa w punkcie 1, oraz w zakresie zadań inwestycyjnych wynikających z działania referatu – przygotowywanie przedmiotu zamówienia i planu rzeczowo-finansowego, zgodnie z Prawem Zamówień Publicznych.
20. opracowywanie wniosków i projektów o pozyskanie środków pozabudżetowych na zadania realizowane w ramach referatu.
21. ochrona gospodarki rolno-hodowlanej, produktów żywnościowych, ujęć i urządzeń wodnych,
22. zabezpieczenie dostaw wody pitnej dla ludności i zakładów przemysłu spożywczego; oraz wody dla urządzeń specjalnych do likwidacji skażeń i celów ppoż.
23. wykonywanie zadań obronnych wynikających ze szczególnych regulacji prawnych.
24. prowadzenie spraw z zakresu zagospodarowania przestrzennego gminy, w szczególności:
1) przygotowywanie materiałów do studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego,
2) przygotowywanie materiałów do sporządzenia planów zagospodarowania przestrzennego,
3) prowadzenie i aktualizacja rejestru zmian w miejscowych planach przestrzennego zagospodarowania gminy,
4) ocena zmian w zagospodarowaniu przestrzennym Gminy, przygotowywanie wyników i analiza wniosków w sprawach zmian do planów zagospodarowania przestrzennego,
5) opiniowanie w formie postanowienia wstępnych projektów podziału nieruchomości,
6) wydawanie wypisów ze studium oraz miejscowego planu ogólnego zagospodarowania gminy,
25. prowadzenie spraw związanych z ustalaniem warunków zabudowy i zagospodarowania terenu, w tym:
1) współdziałanie z architektem w zakresie przygotowywania materiałów do wydawania decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu,
2) prowadzenie rejestru decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu oraz rejestru decyzji dotyczących zagospodarowania terenu, wydawanych przez inne organy administracji publicznej oraz analizowanie ich zgodności z miejscowym planem ogólnym zagospodarowania przestrzennego gminy.
26. zarząd drogami i mostami gminnymi a w szczególności:
1) prowadzenie ewidencji dróg,
2) prowadzenie okresowych przeglądów stanu technicznego dróg i obiektów mostowych, opracowywanie wniosków w sprawie ich napraw i remontów oraz zimowego utrzymania,
3) przeprowadzanie odbiorów przywracania pasa drogowego do stanu pierwotnego,
4) wydawanie zezwoleń na zajęcie pasa drogowego, na przejazd po drogach pojazdów o masie nacisku osi lub wymiarach przekraczających wielkości określone w odrębnych przepisach,
5) wydawanie opinii, opracowywanie wniosków w sprawach kategoryzacji dróg,
27. wykonywanie zadań z zakresu gospodarki komunalnej a w szczególności:
1) opracowywanie projektów planów zaopatrzenia gminy w ciepło, energię elektryczną i paliwa gazowe,
2) organizowanie funkcjonowania komunikacji na terenie gminy,
3) nadzór nad cmentarzami komunalnymi i wyznaniowymi poprzez okresowe przeglądy stanu czystości i porządku, wykorzystanie środków finansowych na ich bieżące utrzymanie,
4) koordynowanie działań ZUK w zakresie zagospodarowywania i utrzymania w czystości parku, placów targowych i miejsc publicznych,
5) administrowanie, gospodarowanie i zarządzanie lokalami mieszkalnymi i użytkowymi będącymi własnością gminy,
6) wydawanie decyzji w sprawach dodatków mieszkaniowych,
28. prowadzenie spraw z zakresu inwestycji gminnych w szczególności:
1) opracowywanie rocznych i wieloletnich programów inwestycyjnych,
2) przygotowywanie przedmiotu zamówień i planu rzeczowo-finansowego zgodnie z Prawem zamówień publicznych na zadania inwestycyjne dot.:
– zaopatrzenia wsi w wodę,
– kanalizacji i oczyszczalni ścieków,
– energii elektrycznej,
– budownictwa drogowego,
– gospodarki mieszkaniowej.
3) prowadzenie nadzoru inwestorskiego w ramach posiadanych uprawnień oraz koordynowanie prac inspektorów nadzoru zatrudnionych dodatkowo,
4) rozliczanie kosztów zadań inwestycyjnych i remontowych i przekazywanie na majątek gminy,
5) sporządzanie sprawozdawczości i analiz z realizacji inwestycji i prac remontowych,
6) organizowanie i uczestnictwo w odbiorach oddawanych do użytku obiektów budowlanych realizowanych w procesie inwestycyjnym oraz remontowych,
7) opracowywanie wniosków i projektów o pozyskanie środków pozabudżetowych na zadania realizowane w ramach referatu,
29. wykonywanie zadań obronnych wynikających ze szczególnych regulacji prawnych,
30. opracowywanie ogłoszenia o przetargu,
31. opracowywanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
32. przeprowadzenie przetargu wraz z wyborem wykonawcy,
33. przygotowywanie umowy o zamówienie publiczne,
34. sporządzanie sprawozdań z realizacji zamówień publicznych,
35. kompletowanie i przechowywanie dokumentacji zamówień publicznych,
36. monitorowanie przebiegu zamówień publicznych,
37. prowadzenie systematycznej współpracy z osobami uczestniczącymi w postępowaniu o zamówienia publiczne w zakresie sporządzania dokumentacji w okresie planowania i przygotowania postępowań,
38. prowadzenie spraw inwestycyjnych w zakresie obiektów szkolnych,
39. współdziałanie z referatami w opracowywaniu wniosków dot. środków strukturalnych, dotacji, pożyczek, kredytów itp.
4. URZĄD STANU CYWILNEGO
Wykonywanie zadań zleconych z zakresu administracji rządowej określonych w Prawie o aktach stanu cywilnego oraz Kodeksie rodzinnym i opiekuńczym, a w szczególności:
1. rejestracja urodzeń, małżeństw i zgonów oraz innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób,
2. przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński, wyborze imienia dziecka, powrocie do poprzedniego nazwiska, uznania dziecka – zgodnie z przepisami Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego,
3. wydawanie decyzji administracyjnych wynikających z Prawa o aktach stanu cywilnego oraz Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego,
4. prowadzenie skorowidzów aktów stanu cywilnego oraz wydawanie odpisów tych aktów,
5. przechowywanie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych, dokonywanie w księgach przypisków i wzmianek dodatkowych,
6. stwierdzanie legitymacji procesowej do wystąpienia do sądu w sprawach możności lub niemożności zawarcia małżeństwa,
7. wydawanie zaświadczeń w oparciu o delegacje ustawowe,
8. przyjmowanie oświadczeń woli spadkobierców.
5. RADCA PRAWNY
opiniowanie pod względem prawnym, redakcyjnym projektów uchwał, zarządzeń, umów, porozumień, decyzji administracyjnych, oraz projektów statutów i regulaminów organizacyjnych,
1) współudział w przygotowaniu projektów dokumentów, o których mowa w punkcie 1, w przypadku skomplikowanych zagadnień,
2) wydawanie opinii prawnych na wniosek kierownictwa Urzędu,
3) udzielanie porad i konsultacji prawnych na rzecz poszczególnych komórek organizacyjnych,
4) opiniowanie spraw z zakresu Prawa zamówień publicznych,
5) prowadzenie zastępstwa procesowego w sprawach sądowych i przed NSA.
6. STANOWISKO ds. PROMOCJI I POZYSKIWANIA ŚRODKÓW POZABUDŻETOWYCH
1) wyszukiwania możliwości pozyskiwania środków pozabudżetowych przez gminę, organizacje pozarządowe i osoby fizyczne,
2) przygotowywania projektów wniosków i występowania z wnioskami w sprawach o pozyskiwanie środków pomocowych Unii Europejskiej lub z innych źródeł,
3) prowadzenia pełnej dokumentacji dotyczącej pozyskiwania funduszy od chwili przygotowania wniosku do rozliczenia projektu,
4) tworzenia, koordynowania, monitorowania i aktualizacji strategii rozwoju oraz planu rozwoju lokalnego,
5) koordynowanie pracy organizacji pozarządowych i grup nieformalnych działających na terenie miasta i gminy w zakresie przygotowywania i realizacji projektów na pozyskiwanie środków dla wsparcia ich działalności,
6) przygotowywania projektów uchwał rady w zakresie realizowanych zadań,
7) współpraca z organizacjami pozarządowymi,
8) ogłaszanie konkursów na wykonanie zadań gminy przez organizacje pozarządowe,
9) nadzorowanie wykonania zadania konkursowego zgodnie z zatwierdzonym projektem,
10) przygotowywanie projektów umów na wykonanie zadania gminy przez organizacje pozarządowe,
11) przygotowanie i przedłożenie Radzie projektu programu współpracy z organizacjami pozarządowymi,
12) sporządzanie informacji z realizacji programu współpracy z organizacjami pozarządowymi,
13) wykonywania innych zadań zleconych przez Burmistrza Miasta i Gminy Daleszyce, Zastępcę Burmistrza Miasta i Gminy Daleszyce, Sekretarza Gminy.
14) prowadzenie stałego monitoringu Funduszy Unii Europejskiej na zadania infrastrukturalne gminy, na rzecz organizacji pozarządowych, MPS(małych i średnich przedsiębiorstw) i rolnictwa,
15) współdziałanie z referatami Urzędu i jednostkami organizacyjnymi gminy w zakresie opracowywania projektów i przygotowywania wniosków o dofinansowanie zadań ze środków pozabudżetowych,
16) nawiązywanie kontaktów i bieżąca współpraca z inwestorami zagranicznymi i krajowymi w zakresie możliwości inwestowania na terenie gminy,
17) wdrażanie strategii rozwoju społeczno-gospodarczego gminy, w tym opracowywanie programów operacyjnych do strategii,
18) podejmowanie działań i kreowanie inicjatyw lokalnych na rzecz programów zmierzających do aktywizacji gospodarczej i przeciwdziałaniu bezrobociu,
19) analizowanie i diagnozowanie zjawisk społeczno-gospodarczych w zakresie bezrobocia,
20) realizowanie zadań wynikających z „Programu Rozwoju Turystyki”,
21) prowadzenie wykazów gminnych jednostek kultury, jednostek organizacyjnych, turystyki, organizacji pozarządowych i dokumentacji dotyczącej ich tworzenia, przekształcenia i likwidacji,
22) prowadzenie rejestrów zabytków, miejsc pamięci narodowej, rejestrów obiektów turystyczno-hotelarskich i dokumentacji z tym związanej,
23) koordynowanie zadań z zakresu kultury i sportu masowego,
24) promocja gminy, w szczególności poprzez:
– gromadzenie informacji i danych ekonomicznych o gminie:
– przygotowywanie materiałów promocyjnych i uczestnictwo w misjach gospodarczych, targach i wystawach,
– przygotowywanie ofert dla inwestorów krajowych i zagranicznych,
– współpracę z mediami lokalnymi, w tym prowadzenie spraw związanych z wydawaniem miesięcznika „Głos Daleszyc”,
– aktualizowanie strony internetowej Urzędu,
7. STRAŻ MIEJSKA – do zakresu działania należy w szczególności:
1) egzekwowanie od obywateli obowiązku przestrzegania prawa miejscowego stanowionego przez organy Gminy oraz współdziałanie i współpraca z policją państwową w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa i porządku publicznego w gminie,
2) współudział w akcjach ratowniczych prowadzonych w gminie w czasie powodzi lub innych zdarzeń losowych,
3) zapewnienie ładu porządku publicznego w czasie imprez masowych, sportowych, pielgrzymek, wieców, uroczystości lokalnych itp.,
4) kontrola prawidłowości oznakowania ulic, znaków drogowych, posesji, należytego funkcjonowania oświetlenia ulicznego, estetyki szyldów i reklam itp.
5) Oddziaływanie na służby specjalistyczne odpowiedzialne za utrzymywanie czystości, i porządku na terenie miasta i wsi oraz przekazywanie stosownych raportów merytorycznym komórkom wewnętrznym urzędu,
6) Stosowanie środków przymusu bezpośredniego wobec osób rażąco naruszających przepisy prawa w miejscach publicznych i współdziałanie w tym zakresie z policją,
7) Kontrola sposobu usuwania odpadów przez mieszkańców Gminy jednostki prowadzących działalność gospodarczą,
Rozdział VII
ZASADY OPRACOWYWANIA AKTÓW PRAWNYCH
20
1. Rada Miejska uchwala uchwały:
1) o znaczeniu wewnętrznym
2) stanowiące prawo miejscowe
2. Uchwały podlegają rejestracji. Rejestr znajduje się w Biurze Rady.
3. Burmistrz wydaje akty w formie:
1) zarządzeń – wydawanych na podstawie delegacji zwartych w aktach prawnych oraz zarządzeń będących przepisami porządkowymi w sprawach nie cierpiących zwłoki, które podlegają zatwierdzeniu przez Radę na najbliższej sesji,
2) decyzji i postanowień – w rozumieniu Kodeksu postępowania administracyjnego,
3) pism okólnych – porządkujących wewnętrzne sprawy organizacyjne Urzędu i podległych jednostek,
4) dyspozycji – dotyczących wyznaczania działań operacyjnych komórkom organizacyjnym lub poszczególnym pracownikom.
21
1. Projekty aktów prawnych winny być przygotowane zgodnie z zasadami techniki prawodawczej.
2. Redakcja projektów aktów winna być: jasna, zwięzła, poprawna pod względem językowym i powszechnie zrozumiała.
22
1. Akt prawny zawiera:
a) tytuł
b) podstawę prawną
c) postanowienie/sentencję
d) klauzulę wykonalności
e) klauzulę publikacji, w przypadku jeżeli przepis prawa tak stanowi
2. Do projektu aktu prawnego należy dołączyć uzasadnienie zawierające celowość i potrzebę wydania aktu oraz określenie skutków finansowych dla budżetu.
23
1. Projekt aktu prawnego opracowują właściwe pod względem merytorycznym referaty lub samodzielne stanowiska.
2. Projekt aktu prawnego winien być uzgodniony z bezpośrednim przełożonym, zaparafowany przez kierownika referatu, radcę prawnego i ewentualnie skarbnika gminy.
3. Przygotowany w powyższy sposób projekt aktu prawnego przedkłada się do akceptacji Burmistrzowi, następnie do właściwej Komisji Rady.
4. Uzyskanie pozytywnej opinii Komisji stanowi podstawę do uwzględnienia projektu w porządku obrad sesji.
24
Akty prawne po podpisaniu gromadzi Urząd w postaci zbiorów i rejestrów odpowiednio na stanowiskach pracy realizujących określone zadania.
Rozdział VIII
ZASADY PODPISYWANIA PISM I DOKUMENTÓW
25
1. Burmistrz podpisuje:
1) zarządzenia, regulaminy, pisma okólne, dyspozycje, obwieszczenia,
2) pisma związane z reprezentowaniem gminy na zewnątrz,
3) pisma zawierające oświadczenie woli w zakresie zarządu mieniem Gminy,
4) decyzje z zakresu administracji publicznych, do których wydawania w jego imieniu nie upoważnił pracowników Urzędu,
5) pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu, w tym pisma wyznaczające osoby uprawnione do podejmowania czynności z zakresu prawa pracy – wobec pracowników Urzędu,
6) umowy i dokumenty przetargowe,
7) pisma zawierające oświadczenie woli Urzędu jako pracodawcy,
8) pełnomocnictwa do reprezentowania Gminy przed sądami i organami administracji publicznej
9) odpowiedzi na interpelacje i zapytania Radnych
10) pisma zawierające odpowiedzi na postulaty mieszkańców zgłaszane za pośrednictwem Radnych
11) pisma o specjalnym znaczeniu, a dotyczące w szczególności:
– zatrudniania, zwalniania,
– awansowania, nagradzania i karania pracowników Urzędu Miasta i Gminy i kierowników jednostek organizacyjnych gminy
– wnioski o nadanie odznaczeń
– podziału funduszu płac
– udzielania urlopów bezpłatnych
– delegacje kierownikom referatów i kierownikom jednostek organizacyjnych gminy
12) inne pisma indywidualnie zastrzeżone.
26
2. Zastępca Burmistrza, Sekretarz, Skarbnik i kierownicy referatów podpisują:
1) nie zastrzeżone do podpisu Burmistrza pisma pozostające w zakresie ich zadań
2) decyzje administracyjne oraz pisma w sprawach, do załatwienia których zostali upoważnieni przez Burmistrza w formie pisemnej.
3. W razie nieobecności Burmistrza spowodowaną urlopem lub chorobą dokumenty wymienione w 25 podpisuje Zastępca.
27
Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego i jego Zastępca podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań, nie zastrzeżone do podpisu Burmistrza.
28
Burmistrz może upoważnić innych pracowników do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych.
29
Dokumenty przedkładane do podpisu muszą być uprzednio parafowane na kopii przez osobę sporządzającą lub kierownika komórki organizacyjnej a w uzasadnionych przypadkach przez Radcę prawnego.
30
Zasady podpisywania dokumentów finansowo-księgowych określa instrukcja obiegu dokumentów księgowych.
31
Obieg, rejestracja, znakowanie, przechowywanie i archiwizowanie, dokumentów odbywa się na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej.
Rozdział IX
ORGANIZACJA ZAŁATWIANIA INDYWIDUALNYCH SPRAW OBYWATELI
32
4. Indywidualne sprawy klientów załatwiane są w Urzędzie zgodnie z właściwością miejscową i rzeczową w terminie zgodnym z Kodeksem postępowania administracyjnego, Instrukcją kancelaryjną, Jednolitym wykazem akt oraz ustawami szczegółowymi.
5. Sprawy wniesione przez klientów są ewidencjonowane w spisach i rejestrach spraw.
33
Pracownicy Urzędu są zobowiązani do sprawnego i rzetelnego rozpatrywania spraw klientów, kierując się przepisami prawa.
34
Pracownicy Urzędu są zobowiązani do załatwienia klienta na jednym stanowisku pracy, załatwiając wszelkie formalności z innymi stanowiskami, celem ostatecznego-terminowego załatwienia wniesionej sprawy.
35
Pracownicy Urzędu obsługujący klientów zobowiązani są do:
1) udzielania informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy oraz wyjaśnienia treści obowiązujących przepisów,
2) rozstrzygania spraw – w miarę możliwości – niezwłocznie lub z określeniem terminu załatwienia sprawy,
3) informowania o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżania od wydanych rozstrzygnięć,
4) obsługi kulturalnej i zgodnej z Kodeksem etycznym urzędnika.
36
Klienci mają prawo uzyskiwać informacje w formie pisemnej, ustnej, telefonicznej i elektronicznej.
Rozdział X
TRYB PRZYJMOWANIA I ROZPATRYWANIA SKARG I WNIOSKÓW
37
1. Skargi i wnioski wpływające do Urzędu rozpatrują:
1) Rada – w sprawach dotyczących Burmistrza,
2) Burmistrz – w sprawach dotyczących realizacji zadań gminy przez Urząd i jednostki organizacyjne.
2. Kwalifikacji pisma na skargę lub wniosek dokonuje Burmistrz lub Sekretarz kierując się obowiązującymi przepisami w tym zakresie.
3. Skargi i wnioski przyjmują do załatwienia odpowiednio Z-ca Burmistrza, Sekretarz, Kierownicy referatów, Kierownicy jednostek organizacyjnych.
38
1. Skargi rejestruje się w „Rejestrze skarg” prowadzonym przez Referat organizacyjny i spraw obywatelskich.
2. Wnioski rejestruje się w poszczególnych referatach w zależności od kategorii sprawy.
39
1. Rozpatrywanie skarg i wniosków następuje wg przepisów szczególnych.
2. Projekt odpowiedzi na skargę lub wniosek przedkłada się do akceptacji odpowiednio Przewodniczącemu Rady, Burmistrzowi.
40
Zainteresowani w sprawach skarg i wniosków przyjmowani są codziennie w godzinach pracy Urzędu przez Burmistrza, Zastępcę, Sekretarza i kierowników referatów.
Rozdział XI
KONTROLA WEWNĘTRZNA
41
Celem kontroli wewnętrznej jest badanie prawidłowości realizacji zadań i efektywności działań na poszczególnych stanowiskach pracy, w szczególności pod względem:
1) zgodności działania z obowiązującym prawem,
2) gospodarności,
3) terminowości,
4) celowości.
42
Kontrola wewnętrzna realizowana jest w postaci:
1) kontroli bieżącej, polegającej na badaniu czynności w toku ich wykonywania,
2) kontroli problemowej obejmującej badanie wybranych zagadnień kontrolowanej komórki lub stanowiska pracy odzwierciedlających czynności dokonane,
3) kontroli sprawdzającej – mającej na celu ustalenie realizacji zaleceń i wyników pokontrolnych,
43
Do czynności związanych ze sprawowaniem kontroli wewnętrznej upoważnieni są:
1) Komisja rewizyjna Rady w sprawach zleconych przez Radę oraz na podstawie planu pracy – na zasadach określonych w Statucie.
2) Burmistrz – w zakresie obejmującym całokształt zadań gminy
3) z urzędu lub na polecenie Burmistrza Zastępca Burmistrza, który jest koordynatorem kontroli wewnętrznych w urzędzie i jednostkach organizacyjnych .
4) Sekretarz – w merytorycznym zakresie realizacji zadań;
5) Skarbnik w zakresie finansowym
6) Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych w zakresie kontroli bieżącej
44
1. Z przeprowadzonej kontroli problemowej i sprawdzającej sporządza się, w terminie 5 dni od daty jej zakończenia, protokół pokontrolny.
2. Protokół pokontrolny powinien zawierać:
1) określenie kontrolowanej komórki lub stanowiska,
2) imię i nazwisko kontrolującego (kontrolujących),
3) daty rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych,
4) określenie przedmiotowego zakresu kontroli i okresu objętego kontrolą,
5) imię i nazwisko kierownika kontrolowanej komórki organizacyjnej albo osoby zajmującej kontrolowane stanowisko,
6) przebieg i wynik czynności kontrolnych, a w szczególności wnioski kontroli wskazujące na stwierdzone nieprawidłowości oraz wskazanie dowodów potwierdzających ustalenia zawarte w protokole,
7) datę i miejsce podpisania protokołu,
8) podpisy kontrolującego (kontrolujących) oraz kierownika kontrolowanej komórki organizacyjnej albo pracownika zajmującego kontrolowane stanowisko, lub notatkę o odmowie podpisania protokołu z podaniem przyczyn odmowy,
9) wnioski i zalecenia co do sposobu i terminu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.
3. O sposobie wykorzystania wniosków i zaleceń pokontrolnych decyduje Burmistrz.
45
W przypadku odmowy podpisania protokółu przez Kierownika kontrolowanej komórki lub osobę zajmującą kontrolowane stanowisko, osoby te są obowiązane do złożenia na ręce kontrolującego w terminie 3 dni od daty odmowy, pisemnego wyjaśnienia jej przyczyn.
46
Protokół sporządza się w 3 egzemplarzach, które otrzymują odpowiednio:
1) Burmistrz Gminy,
2) Kontrolowany podmiot,
3) Przewodniczący Rady z kontroli przeprowadzonej przez Komisję Rewizyjnej Rady.
47
1. Z kontroli bieżącej sporządza się w ciągu trzech dni notatkę służbową zawierającą odpowiednio elementy objęte kontrolą.
2. W przypadku rażących uchybień stwierdzonych w trakcie kontroli Burmistrz może polecić sporządzenie protokołu pokontrolnego.
48
Protokoły, notatki z kontroli wewnętrznych i protokoły z kontroli zewnętrznych (prowadzonych przez zewnętrzne organy kontroli) w jednym egzemplarzu deponuje się na stanowisku ds. kadrowych.
Rozdział XII
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
49
1. Informacji środkom masowego przekazu udostępniają:
– Burmistrz i Zastępca
– Sekretarz
– Skarbnik
lub w zależności od zakresu żądanych informacji Kierownik referatu, Kierownik jednostki organizacyjnej gminy.
2. Obsługa informacyjna środków masowego przekazu winna się odbywać zgodnie z zasadami „Prawa prasowego”.
3. Kierownicy referatów przygotowują informacje z zakresu realizacji zadań gminy – do lokalnej gazety „Głos Daleszyc”.
50
1. Przy zmianach personalnych pracowników Urzędu oraz Kierowników jednostek organizacyjnych gminy obowiązuje protokolarne przekazywanie zakresu zadań i obowiązków.
2. Poza zadaniami wymienionymi w zakresie zadań wydziałów i komórek organizacyjnych, Burmistrz może polecać wykonanie innych prac niż wymienione w Regulaminie.
3. Zmiany w Regulaminie mogą być dokonywane w trybie przewidzianym do jego uchwalenia.
4. Prawa i obowiązki pracowników Urzędu, zasady dyscypliny pracy oraz inne sprawy związane z wewnętrznym porządkiem pracy określa Regulamin Pracy Urzędu Miasta i Gminy zatwierdzony przez Burmistrza.
5. Schemat struktury organizacyjnej stanowi załącznik do Regulaminu.
6. Burmistrz w drodze zarządzenia nadaje Regulamin i jego treść niezwłocznie zostaje opublikowana na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu.
