Podstawowym aktem prawnym, regulującym sposób załatwiania spraw przez organy administracji publicznej jest ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego - w skrócie określana jako k.p.a. (tekst jednolity Dz. U. z 2017 r. poz. 1257) Zatem do tej ustawy winni przede wszystkim sięgnąć wszyscy zainteresowani w celu pogłębienia wiedzy o zagadnieniach poruszonych w tej informacji.

Podstawowe prawa obywatela w urzędzie

Prawo uzyskiwania informacji

Obywatel ma prawo żądać, żeby urzędnik szczegółowo poinformował go o wszystkich okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą wpłynąć na ustalenie jego praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego. Działania urzędu powinny zapobiegać poniesieniu przez zainteresowaną osobę szkody wynikającej z nieznajomości przepisów prawa.

W razie pojawienia się jakichkolwiek wątpliwości, obywatel powinien zwrócić się o wyjaśnienia do urzędnika, zajmującego się zagadnieniami, których te wątpliwości dotyczą. Jest on zobowiązany takich wyjaśnień udzielić. Jeżeli zapytany urzędnik nie zajmuje się daną problematyką, powinien on ustalić i wskazać osobę kompetentną do udzielenia niezbędnych wyjaśnień i wskazówek.

Ponadto strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania. Obywatel ma również prawo żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania mu z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów (o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony).

Podstawa prawna: art. 9 k.p.a. i art. 73 k.p.a.

Terminy załatwienia sprawy przez urząd

Obywatel ma prawo żądać terminowego załatwiania spraw przez urząd. Poniżej wskazane są obowiązujące terminy załatwiania spraw.

Sprawy powinny być załatwiane w urzędzie bez zbędnej zwłoki. Warunkiem niezwłocznego załatwienia sprawy jest przedstawienie przez zainteresowaną osobę odpowiednich dokumentów. Urząd powinien także załatwić sprawę niezwłocznie, jeżeli posiada wszystkie informacje potrzebne do jej załatwienia lub gdy nie wymaga to gromadzenia dowodów, informacji lub wyjaśnień.

Z punktu widzenia obywatela najkorzystniejsze jest oczywiście załatwianie spraw od ręki, w czasie pierwszej bytności w urzędzie. Najczęściej jednak na rozstrzygnięcie sprawy trzeba poczekać. W takim wypadku urząd powinien poinformować o tym obywatela i określić termin, w jakim to rozstrzygnięcie nastąpi. Na żądanie obywatela urząd zobowiązany jest przesłać wydaną decyzję lub postanowienie pod wskazanym adresem.

Jeżeli konieczne jest wyjaśnianie jakichkolwiek wątpliwości dotyczących sprawy, urząd powinien te okoliczności wyjaśnić oraz rozstrzygnąć sprawę w ciągu jednego miesiąca od dnia złożenia wniosku wraz z dokumentami. K.p.a. określa, iż załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż ciągu dwóch miesięcy.

Jeżeli sprawa jest prowadzona w postępowaniu odwoławczym, wówczas urząd ma miesiąc na jej załatwienie – od dnia otrzymania odwołania.

Jeżeli strona odwołuje się od decyzji lub postanowienia do organu wyższego stopnia, wówczas ta instancja powinna rozstrzygnąć sprawę w ciągu jednego miesiąca. Niekiedy terminy, o których mowa powyżej, mogą zostać przekroczone. Przedłużenie terminów może nastąpić w szczególności wówczas, gdy opóźnienie wynika z winy samego zainteresowanego (np. jeżeli nie dostarczył on dokumentów, do których dostarczenia był zobowiązany) albo z przyczyn niezależnych od urzędu.

Urząd jest obowiązany powiadomić zainteresowanego o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy oraz pouczając o prawie do wniesienia ponaglenia. Obowiązki te ciążą na urzędzie również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od urzędu.

Podstawa prawna: art. 35 i art. 36 oraz art. 12 k.p.a.

Wymagane dokumenty

Przed złożeniem wniosku w określonej sprawie należy dowiedzieć się, jakie dokumenty będą musiały zostać złożone razem z tym wnioskiem.

Szczegółowej informacji na ten temat powinien udzielić urzędnik, zajmujący się załatwianiem danego rodzaju spraw. Należy się upewnić, czy informacja o wymaganych dokumentach jest pełna.

Opłata skarbowa

Obywatel ma prawo do uzyskania informacji na temat odpłatności związanej ze złożeniem wniosku. Urzędnik powinien go także poinformować, czy złożenie wniosku łączy się z koniecznością uiszczenia opłaty skarbowej oraz podać wysokość tej opłaty i sposób jej uiszczenia. Najczęściej opłatę skarbową można uiścić w kasie w siedzibie urzędu. Należy jednak upewnić się, w jakich godzinach kasa jest otwarta, ponieważ często godziny pracy kasy są krótsze niż godziny pracy urzędu. Wysokość opłaty skarbowej można ustalić także na podstawie odpowiednich przepisów ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (tekst jednolity Dz. U. z 2018 r. poz. 1044).

Odwołania

Obywatel ma prawo odwoływania się od decyzji wydanej przez urząd w pierwszej instancji do organu wyższego stopnia. Urząd obowiązany jest do każdorazowego umieszczenia na decyzji informacji (pouczenie) o możliwościach odwołania się. W pouczeniu takim urząd określa, do którego organu można się odwołać oraz w jakim terminie można wnieść odwołanie. Odwołanie wnosi się do organu wyższej instancji w ciągu 14 dni od dnia doręczenia decyzji stronom postępowania, za pośrednictwem organu, który wydał decyzję. Należy jednak pamiętać, że przepisy szczególne mogą przewidywać inne terminy do wniesienia odwołania. Treść odwołania nie musi spełniać szczególnych wymogów. Zupełnie wystarczy, jeżeli wynika z niej, że obywatel jest niezadowolony z rozstrzygnięcia. Ponieważ jednak przytoczenie istotnych argumentów faktycznych i prawnych może mieć znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy przez organ wyższej instancji, w niektórych, bardziej skomplikowanych sytuacjach warto skorzystać z pomocy radcy prawnego, adwokata lub doradcy z organizacji społecznej zajmującej się pomocą obywatelom. Co bardzo istotne, wniesienie odwołania w terminie wstrzymuje wykonanie decyzji, za wyjątkiem przypadków, gdy decyzji został nadany rygor natychmiastowej wykonalności (art. 108 k.p.a.) i gdy decyzja podlega natychmiastowemu wykonaniu z mocy ustawy.

Nadmienić należy, że w toku postępowania urząd może wydawać postanowienia, które dotyczą poszczególnych kwestii wynikających w toku postępowania, lecz nie rozstrzygają o istocie sprawy, chyba że przepisy k.p.a. stanowią inaczej. Na postanowienia służy zażalenie lub skarga do sądu administracyjnego. Informacje o trybie odwoławczym do którego obywatel ma prawo muszą się znaleźć w treści wydanego postanowienia, w formie odpowiedniego pouczenia.

Podstawa prawna: art. 123-124, art. 127-130 k.p.a.

Prawo zaskarżania do sądu administracyjnego

Jeżeli decyzja jest niezgodna z prawem, to można ją zaskarżyć do Sądu Administracyjnego. Skargę można wnieść jedynie po wyczerpaniu możliwości odwoływania się od decyzji. Zainteresowana osoba ma na złożenie skargi 30 dni od dnia uzyskania wiadomości o decyzji. Od złożonej skargi należy opłacić wpis. Sąd Administracyjny rozpoznaje również skargi na bezczynność organów. Kwestie dotyczące funkcjonowania sądów i drogi sądowej uregulowane zostały w ustawie z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jednolity Dz. U. z 2017 r. poz. 1369)

Skargi i wnioski

Obywatel ma prawo składać petycje, wnioski i skargi w związku z działalnością urzędu. Skargi można składać we własnym imieniu, w interesie publicznym, a także w imieniu innych osób, jeżeli uzyska się na to ich zgodę. Petycje, skargi i wnioski można kierować w szczególności do organów państwowych (np. do ministra, wojewody) oraz do organów samorządu terytorialnego (do Burmistrza i Rady Miejskiej). Właściwe organy administracji rozpatrują oraz załatwiają skargi i wnioski w ramach swojej właściwości.

Podstawa prawna: art. 63 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej oraz art. 221-223 k.p.a.

Przedmiotem skargi może być w szczególności zaniedbanie lub nienależyte wykonywanie zadań przez właściwe organy albo przez ich pracowników, naruszenie praworządności lub interesów skarżących, a także przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw. Skargi należy składać do organów właściwych do ich rozpatrzenia.

Podstawa prawna: art. 227 k.p.a.